Определение того, какая офисная мебель подойдет лучше всего для создания комфортного рабочего пространства является непростой задачей. Первый шаг — понятие целостного представления о рабочей среде, а не сразу — выбор элементов мебели. Например, впоследствии можно обнаружить, что сотрудники тратят мало времени на своих рабочих местах и больше в совместной работе. Это — сигнал к тому, что необходимо создание общих областей и уменьшение размеров отдельных пространств. Кроме того, сама мебель может иметь огромное влияние на моральный дух сотрудников и их производительность. Работодатели и работники часто рассматривают рабочие пространства по-разному. Сотрудники обычно хотят создать ощущение неприкосновенности частной жизни, даже если их рабочие кабинеты не позволяют это сделать в полном объеме. Обычно персонал индивидуализирует свое пространство, в то время как большинство владельцев бизнеса видят некоторую степень стандартизации для создания корпоративного имиджа.
Хорошая офисная мебель должна иметь возможность выполнять более одной функции. В противном случае, если конкретная конструкция утрачивает свое значение, для которой она была создана, от нее становится мало пользы. Наглядным примером могут служить столы, оснащенные выкатной полочкой для компьютерной клавиатуры. Поскольку все больше работников перешли на мониторы с плоским экраном, они размещают клавиатуры на столешнице и больше не используют выдвижной лоток. Также надо учитывать рост компании и уровень «оттока» или увеличения числа сотрудников и другие изменения. В идеале, перемещение человека с одного рабочего места на другое не должно существенно нарушить пространства других сотрудников. Организациям, которые часто меняют свое расположение, стоит рассмотреть каркасно-модульные рабочие системы. Как правило, их проще монтировать/демонтировать, легче прокладывать коммуникации.
Наряду с гибкостью, способность мебели внести свой вклад в производительность сотрудников также является немаловажным фактором. В конце концов главная мотивация покупки качественной мебели — повышение продуктивности на рабочем месте благодаря организации максимально комфортной обстановки для сотрудников. Когда вы даете людям правильные инструменты, они работают более продуктивно. В качестве отправной точки, рассмотрим эргономику. Столы и офисные кресла соответствующего размера, или которые могут быть правильно скорректированы, помогут работникам избежать болей спины и шеи, а также дискомфортного состояния от своего рабочего места.
Знание того, как строится рабочий процесс, является первым шагом к повышению производительности труда. Грамотный руководитель отслеживает сотрудников в действии, чтобы определить, например, количество времени, которое они проводят на личных местах и в помещениях совместной деятельности. Рекомендуется выделить отдельное пространство под мини-кафетерии, комнату отдыха и складское помещение. Каждый квадратный метр офиса должен быть использован для повышения производительности. Если у вас есть понимание структуры работы сотрудника, обратите внимание на мебель, которая ему соответствует. Например, бухгалтеру, хранящему копии финансовых отчетов понадобится шкаф, в то время как менеджер, часто ведущий переговоры с клиентами нуждается в просторной комнате с удобной мебелью.
Как при любой покупке, выбирая офисную мебель, необходимо правильно рассчитать затраты. В жесткой деловой среде, многие компании, как правило, хотят получить максимальную отдачу от каждого вложенного рубля. Тем не менее, ориентация исключительно на нижний порог себестоимости часто подрывает возможность максимальных инвестиций в долгосрочной перспективе. Недорогой офисной мебели, скорее всего, не будет хватать качества и долговечности, а также способности к адаптации бизнес-изменений.